Para prestar el servicio, Veloria trata datos personales de los clientes finales de la funeraria (titulares que contratan, beneficiarios y personas fallecidas). En este tratamiento:
Según lo que cada funeraria registra: identificación del titular y del fallecido (nombre, RUT, domicilio, contacto), antecedentes del servicio funerario, valores y forma de pago, documentos adjuntos (por ejemplo, cédulas y certificados) y la firma electrónica del contrato. Algunos de estos datos pueden tener el carácter de sensibles; se tratan con las resguardos que exige la ley.
Los datos se tratan con la única finalidad de permitir a la funeraria crear, firmar, documentar, cobrar y resguardar sus contratos. Veloria no utiliza estos datos para finalidades propias ni los cede a terceros, salvo los encargados necesarios para operar el servicio (sección 5).
Veloria se apoya en proveedores que actúan como subencargados: el proveedor de infraestructura/hosting, Google (Google Drive) para el respaldo de documentos cuando la funeraria conecta su propia cuenta, y un proveedor de envío de correos. Cada uno trata los datos solo para la función que le corresponde.
El tratamiento por parte de Google se rige por sus Data Processing Terms, aceptados por Veloria para el proyecto que habilita la integración. El respaldo se realiza sobre la cuenta de Drive que la propia funeraria conecta y bajo su control, y la infraestructura de Google puede ubicarse fuera de Chile.
Al firmar el contrato, el titular acepta el tratamiento de sus datos para la ejecución del servicio funerario, dejándose registro del momento exacto del consentimiento. La obtención del consentimiento y la información al titular son responsabilidad de la funeraria; la Plataforma provee el respaldo técnico de ese acto.
Los titulares pueden ejercer ante la funeraria sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo. La funeraria es responsable del tratamiento y atiende esas solicitudes; la Plataforma le entrega las herramientas para hacerlo:
Toda acción de bloqueo, anonimización o eliminación queda registrada con su autor y fecha.
Ante una vulneración de seguridad que afecte datos personales, Veloria informará a la funeraria sin dilación indebida, con la información disponible, para que esta pueda cumplir sus obligaciones de notificación conforme a la ley.
La base de datos se aloja en la infraestructura del proveedor de Veloria. Los documentos respaldados en Google Drive se almacenan en la infraestructura de Google, que puede ubicarse fuera de Chile; dicho respaldo se realiza sobre la cuenta de Drive que la propia funeraria conecta y bajo su control.
Los datos se conservan mientras la funeraria mantenga activa su cuenta y el contrato de servicio. Los contratos firmados están sujetos además a un plazo de retención de al menos 6 años —el plazo de prescripción tributaria ampliado—, que cada funeraria puede extender según su propia asesoría, nunca acortar. Cumplido el plazo, la funeraria decide cuándo anonimizarlos; la Plataforma no borra datos por su cuenta.
Al término del servicio, la funeraria puede exportar sus datos y solicitar su eliminación, sin perjuicio de los plazos de conservación que la ley imponga a la propia funeraria.
Consultas sobre tratamiento de datos: hola@veloria.cl.